POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN POSESIÓN DE PEAR SOLUTIONS S.A.S

RAZÓN SOCIAL: PEAR SOLUTIONS S.A.S.
DOMICILIO: BOGOTÁ D.C.
DIRECCIÓN: Calle 99 # 49-53 piso 4, Bogotá D.C.
CORREO: juridica@pearsolutions.com.co
TELÉFONO: +57 (1) 5082339
WEB: https://pearsolutions.com.co/

PEAR SOLUTIONS S.A.S. sociedad colombiana, identificada con N.I.T.900.148.177-6, en cumplimiento de lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de
20121, dispone la presente Política De Tratamiento De Datos Personales, la cual será aplicada a aquellos datos de dada su naturaleza pueden ser asociados a una persona natural determinada o determinable, en desarrollo de sus obligaciones como responsable2 y encargado3 del tratamiento de datos personales, en amparo de los derechos constitucionales consagrados en los artículos 15 y 20, desarrollados mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 del 2013, en relación con aquellas actividades que implican el tratamiento de los referidos datos.

Para efectos de la aplicación de la presente Política De Tratamiento De Datos Personales, serán entendidos los siguientes términos así;

A. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
B. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
C. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
D. DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
E. DATOS SENSIBLES: Es aquella información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede resultar en su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
F. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO O PROCESADOR: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
G. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO O CONTROLADOR: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida
sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
H. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
I. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
J. AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
K. TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable

Finalidad Y Tratamiento De Los Datos.

PEAR SOLUTIONS S.A.S., podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por PEAR SOLUTIONS S.A.S.; g) Soportar procesos de auditoría interna o externa; i) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de PEAR SOLUTIONS S.A.S ubicadas en el territorio Colombiano, en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

Los datos personales proporcionados, sólo podrán ser utilizados para los propósitos aquí señalados, y por lo tanto PEAR SOLUTIONS S.A.S. no procederá a venderlos, licenciarlos, transferirlos, o divulgarlos, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de PEAR SOLUTIONS S.A.S. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información que tenga relación con procesos de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.

PEAR SOLUTIONS S.A.S. recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Autorización de la Política de Tratamiento

Para el tratamiento de datos personales es necesario contar con la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de PEAR SOLUTIONS S.A.S, en los términos y condiciones estipulados en la presente política.

No se requiere la autorización del Titular en los siguientes casos:

Cuando la información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
Datos de naturaleza jurídica
Casos de urgencia médica o sanitaria
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas
Las demás disposiciones expresas por la normatividad colombiana

Datos de Navegación WEB

El sistema de navegación y el software requerido para el correcto funcionamiento de la página web recopilan ciertos datos personales, cuya transmisión se encuentra implícita en el uso de los protocolos de comunicación de Internet.

Ahora bien, por la naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación con datos de terceros, aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo utilizado por el usuario.

Los datos que se recopilan en función de la página web son utilizados con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados.

Derechos del Titular de Datos Personales.

Los Titulares De Los Datos Personales tratados por PEAR SOLUTIONS S.A.S., podrá ejercer los siguientes derechos5:

A) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
B) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 20126.
C) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
D) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1258 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
E) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
F) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos y Procedimiento Para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares.

El departamento legal de PEAR SOLUTIONS S.A.S. será el responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos que formulen los Titulares en ejercicio de los derechos consagrados en la ley 1581 de 2012. Para tales efectos, el titular del dato personal podrá enviar su petición, consulta o reclamo a la dirección de correo electrónico juridica@pearsolutions.com.co, o remitirla a la Calle 99 # 49-53 piso 4, Bogotá D.C., de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

La petición, consulta o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la petición, consulta o reclamo, la dirección de notificación del Titular y deberá estar acompañando de los documentos que se pretendan hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Fecha De Entrada En Vigencia.

La presente Política De Tratamiento De Datos fue creada el 10 de agosto de 2016, entra en rigor a partir del 15 de agosto de 2016. Cualquier cambio que se efectué sobre la presente Política, será informado, mediante la dirección electrónica pearsolutions.com.co

AVISO DE PRIVACIDAD

RAZÓN SOCIAL: PEAR SOLUTIONS S.A.S.
DOMICILIO: BOGOTÁ D.C.
DIRECCIÓN: Calle 99 # 49-53 piso 4, Bogotá D.C.
CORREO: juridica@persolutions.com.co
TELÉFONO: +57 (1) 5082339
WEB: https://pearsolutions.com.co/

En cumplimiento de lo preceptuado por el artículo 15 de la ley de la ley 1377 de 2013
“Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”, PEAR SOLUTIONS
S.A.S. dispone del presente aviso de privacidad, así;

Derechos Del Titular De Datos Personales.

Los Titulares De Los Datos Personales tratados por PEAR SOLUTIONS S.A.S, podrá
ejercer los siguientes derechos:
A) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. B) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012. C) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales. D) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1258 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. E) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. F) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Mecanismos Dispuestos por PEAR SOLUTIONS S.A.S. para la consulta de la Política de
Tratamiento de Datos Personales.

La Política de Tratamiento de Datos Personales, podrá ser consultada en el siguiente
vínculo:
https://pearsolutions.com.co
Cualquier cambio que se efectúe sobre la presente Política, será informado, mediante la dirección electrónica https://pearsolutions.com.co/

POLÍTICA SAGRILAFT Y LINEAMIENTOS

POLITICA GENERAL SISTEMA DE GESTION DEL RIESGO DE SAGRILAFT Y PTEE

En PEAR SOLUTIONS S.A.S.., trabajamos para ser reconocidos por nuestros grupos de Interés, como una compañía comprometida con la generación de valor, dando gran importancia al cumplimiento de principios éticos y legales dirigidos para el logro de nuestros objetivos estratégicos. Dicho compromiso requiere la implementación del Sistema de Auto Gestión del Riesgo SAGRILAFT y un programa de Transparencia y Ética Empresarial PTEE, que tiene por objetivo prevenir, detectar y reportar operaciones que puedan llevar a la materialización del riesgo LAFT/FPADM y que es de obligatorio cumplimiento para sus empleados, directivas, proveedores, contratistas, clientes y grupos de interés.

POLITICA DE RESERVA DE LA INFORMACIÓN

Toda la información relacionada con el Reporte de Operaciones, es considerada Información Confidencial, por lo tanto ningún Empleado de PEAR SOLUTIONS S.A.S., podrá dar a conocer que se ha efectuado el reporte de una Operación Sospechosa o Inusual a las Unidades de Investigación para Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo o que alguno de sus Empleados, Administradores, o Revisor Fiscal ha sido involucrado en cualquiera de las conductas que tipifican tales delitos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

LINEAMIENTOS QUE FACILITAN EL CUMPLIMIENTO DE LA POLITICA GENERAL

A continuación, se presentan los lineamientos relacionados con cada etapa de implementación del Sistema de Gestión del Riesgo de SAGRILAFT Y PTEE, los cuales deben ser implementados con carácter de obligatorio cumplimiento, pues proporcionan los elementos y conceptos que deben ser considerados y cumplidos para asegurar el logro del objetivo del Sistema:

Vinculación de Clientes, Usuarios o Proveedores: En toda vinculación, sea de cliente, usuario o proveedor, se deberá diligenciar sin excepción el Formato de Vinculación de Cliente, Usuario o Proveedor. La información consignada en dicho formato deberá ser actualizada anualmente. Para este efecto, la actualización se podrá realizar de forma física, electrónica, o por cualquier medio verificable.
Priorizar la política SAGRILAFT y PTEE al logro de las metas comerciales: La compañía se encuentra comprometido con el cumplimiento del SAGRILAFT y el PTEE, por esta razón se dará prevalencia a los resultados obtenidos en la gestión de estos sobre cualquier interés comercial.
Verificar en las listas LA/FT/FPADM a las contrapartes de la compañía: Como parte integral de la debida diligencia en sus diferentes niveles se debe realizar en la vinculación de contrapartes la validación de antecedentes históricos, judiciales y administrativos de al menos las siguientes fuentes:
- Lista SDN de la OFAC, expedida por la oficina de control de activos extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América.
- Lista ONU expedida por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.
- Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación.
- Certificado de antecedentes de la Policía Nacional. Listado Interpol.
- Otras listas relacionadas con LA/FT/FPADM si así lo determina el proceso.
Relación con Clientes, Usuarios y Proveedores: Todos aquellos Empleados, que tengan relación directa o indirecta con clientes, usuarios o proveedores, estarán obligados a aplicar las medidas de prevención, control y los procedimientos señalados en el Manual del Sistema de Gestión del Riesgo de SAGRILAFT Y PTEE, además de reportar cualquier acto o conocimiento de situación relacionada con el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.
Garantizar el cumplimiento de los lineamientos de vinculación y aceptación de contrapartes: La compañía se compromete a implementar los procedimientos establecidos y aprobados en el documento manual de procedimientos SAGRILAFT y PTEE. La compañía no tendrá vínculo con ninguna contraparte que esté incluida en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), listas OFAC u otras listas de criminales y terroristas que sean consideradas de alto riesgo para la materialización de los riesgos LA/FT/FPADM y C/ST. Cuando se identifique cualquier bien, activo, fondo o derecho de titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier país, persona o entidad designada por las listas restrictivas, será responsabilidad del Oficial de Cumplimento el reportarlo ante la UIAF y ponerlo en conocimiento de la fiscalía general de la Nación.
Implementación y Divulgación del Manual del Sistema de Gestión del Riesgo de SAGRILAFT Y PTEE: El Oficial de Cumplimiento es el responsable de verificar el éxito en la implementación de procedimientos de divulgación y capacitación del Manual del Sistema de Gestión del Riesgo de SAGRILAFT Y PTEE, así mismo de establecer y fomentar la utilización de los canales de comunicación que faciliten a los Empleados y Grupos de Interés dar a conocer situaciones que faciliten la materialización del riesgo de SAGRILAFT Y PTEE Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Cumplir estrictamente los procedimientos de debida diligencia de SAGRILAFT y PTEE: con base en la normatividad y las buenas prácticas establecidas. Rechazo Expreso de Cualquier Operación Ilícita: En el evento en que La compañía determine por conducto de su representante legal o el Oficial de Cumplimiento que la compañía probablemente está siendo utilizada a través de alguna operación o servicio para dar apariencia de legalidad a recursos vinculados al Lavado de Activos o se estén utilizando algunos de sus insumos o recursos para la Financiación del Terrorismo, deberá rechazar esta operación, conforme a los procedimientos consagrados en el Manual del Sistema de Gestión del Riesgo SAGRILAFT Y PTEE. De igual manera, el Oficial de Cumplimiento, luego de un análisis, podrá rechazar de una forma debidamente fundamentada las operaciones con clientes, usuarios o proveedores que hayan generado señales de alerta de SAGRILAFT Y PTEE.
Reporte de Operaciones Sospechosas e Inusuales: En el evento en que en La Compañía se presente una posible Operación Sospechosa o Inusual relacionada con el riesgo de SAGRILAFT Y PTEE, de acuerdo a las señales de alerta que se encuentran descritas en el Manual del Sistema de Gestión del Riesgo de SAGRILAFT Y PTEE, el Oficial de Cumplimiento deberá hacer el respectivo reporte a la Autoridad Competente.
Ser transparentes en todas las relaciones comerciales y laborales: Acatar estrictamente la legislación nacional y manejar altos estándares de cumplimiento.
Monitorear, controlar y detectar operaciones inusuales, intentadas y sospechosas: Realizar la actualización de datos de las contrapartes de la compañía en cuanto a proceso SAGRILAFT y PTEE, mínimo una vez al año con el fin de monitorear, controlar y detectar operaciones inusuales, intentadas y sospechosas.
Garantizar que las negociaciones realizadas por la compañía cuenten con soportes documentales: Todas las negociaciones que realice la compañía con terceros deben contar con la documentación establecida para cada proceso, formatos de vinculación y/o actualización, órdenes de compra, contratos, facturas, cotizaciones, etc., según el caso, con el fin de evidenciar la trazabilidad de la actividad empresarial. Estos documentos se conservarán según se establece en las tablas de retención documental y por un mínimo de 5 años.
Manejar los datos personales y comerciales de acuerdo con la ley de protección de datos: guardar estrictamente la confidencialidad.
Reportar las operaciones sospechosas a las autoridades competentes:
compromiso de reportar ante la UIAF y las autoridades competentes cualquier operación sospechosa o actividad ilegal que se logre identificar en el ejercicio empresarial.
Mantener la confidencialidad de la información que se derive del SAGRILAFT y el PTEE.
Segmentar los factores de riesgo: PEAR SOLUTIONS SAS realiza una segmentación de factores de riesgos de acuerdo con jurisdicción, productos, canales, actividades, contrapartes, entre otros, los cuales se encuentran detallados en el informe de segmentación, Manual de procedimientos SAGRILAFT y PTEE”.
Tener un canal abierto de comunicación que permita a todos los interesados hacer denuncias y reportes anónimamente: La compañía ha establecido una línea de ética que permite la libre denuncia de casos irregulares y sospechosos, la cual es garante de proteger los derechos de los denunciantes y denunciados.
Política de no Represalias: No tener represalias en contra de las personas que manifiesten o reporten anomalías asociadas al PTEE y el SAGRILAFT.
Identificar las situaciones que puedan generar la materialización de los riesgos asociados con LA/FT/FPADM y C/ST en la compañía: Por medio del análisis de riesgos en cada proceso de la compañía, notificando la situación al Oficial de cumplimiento.
Implementar sanciones a colaboradores por el incumplimiento de las políticas SAGRILAFT y PTEE: Estas sanciones se rigen por el reglamento interno de trabajo y la legislación laboral vigente.
Auditar el cumplimiento del SAGRILAFT y el PTEE: Periódicamente se auditarán el SAGRILAFT y el PTEE verificando su cumplimiento en los procesos de la compañía.
Capacitar a los colaboradores en SAGRILAFT y PTEE: Sensibilizar y evaluar el conocimiento en los temas establecidos por el programa de capacitación de SAGRILAFT y PTEE.

SANCIONES POR EL INCUMPLIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEL RIESGO SAGRILAFT Y PTEE

Todos los Empleados de La Compañía, tienen la obligación de cumplir con la totalidad de las responsabilidades, actividades, procesos y procedimientos contenidos en el Manual del Sistema de Gestión del Riesgo SAGRILAFT Y PTEE y en las normas legales vigentes. Cualquier incumplimiento deliberado u omisión de los controles establecidos por La Compañía acarrearán desde sanciones de carácter administrativo hasta la terminación del contrato de trabajo, sin que haya lugar a ningún tipo de indemnización.

Todo lo anterior sin perjuicio de los efectos penales que se derivan por la aplicación de la Ley 190 de 1995 (Estatuto Anticorrupción) y demás normas que la modifiquen o adicionen.

La Compañía aplicará las medidas conducentes a que se sancione penal, administrativa y/o laboralmente a los Empleados que directa o indirectamente faciliten, permitan o coadyuven en la utilización de La Compañía como instrumento para el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Así como también, por el incumplimiento de las normas o procedimientos relacionados con el Sistema de Auto Gestión del Riesgo de SAGRILAFT Y PTEE.
Procedimiento para imponer sanciones: El procedimiento para aplicar sanciones en eventos de incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente sección es el siguiente:

El Oficial de Cumplimiento deberá notificar al Empleado y a su jefe inmediato sobre la ocurrencia de un incumplimiento, indicando cuál es el procedimiento o norma incumplido.
El jefe inmediato y la Gerencia de Talento Humano procederán a citar al Empleado
presuntamente implicado y al Oficial de Cumplimiento, para escuchar sus versiones de los hechos. Asimismo, se procederá a verificar las versiones con los testimonios o pruebas a que haya lugar, con el fin de contar con elementos de juicio para tomar la decisión sobre la responsabilidad del Empleado.
Una vez el Empleado implicado haya dado su versión, el jefe Inmediato, el Gerente de Talento Humano y el Oficial de Cumplimiento analizarán la gravedad de la falta, y definirán la sanción a ser aplicada de acuerdo con el régimen sancionatorio vigente y el reglamento interno de trabajo de La Compañía.
Una vez se cuente con la decisión la misma deberá ser notificada al respectivo Empleado, y posteriormente aplicada.

DIVULGACIÓN DE LAS POLITICAS Y LINEAMIENTOS

El Oficial de Cumplimiento deberá velar por que se realice una adecuada divulgación de las
políticas y lineamientos para el Control del riesgo de SAGRILAFT Y PTEE y la adecuada
capacitación de los Empleados de La Compañía.

La divulgación de las políticas y lineamientos pueden hacerse por los siguientes medios:

Entrega física en los procesos de inducción y capacitación (debe quedar constancia escrita y firmada del recibo de la citada documentación).
Publicación en un lugar de acceso público de la Política y el Manual del Sistema de Gestión del Riesgo de SAGRILAFT Y PTEE para constante consulta de los Empleados.
Efectuar evaluaciones para determinar la lectura y comprensión de las políticas por parte de los Empleados dentro de los respectivos programas de capacitación e inducción.

DIRECTRICES Y FUNCIONES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO PRINCIPAL Y DEL SUPLENTE CUANDO APLIQUE

El oficial de Cumplimiento es aquella persona designada por el máximo órgano directivo de una empresa como sujeto obligado de reportar ante la Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF, para que dirija la aplicación de las medidas de prevención y detección de posibles operaciones de lavado de activos y financiación de terrorismo. Para la asunción de sus responsabilidades, esta persona debe estar categorizada en el nivel de alta gerencia, con obligación de reportar a la junta directiva o a quien haga sus veces.

Así mismo, el cargo debe ser ejercido por una persona vinculada directamente a la empresa y cuya única función sea la del oficial de cumplimiento, es decir, esta persona no debe cumplir con otras responsabilidades dentro de la empresa tales como las de revisor fiscal, contador u otro cargo que le implique toma decisiones relevantes o a órganos de control importantes para el devenir de la empresa, pues esto podría configurar conflictos de intereses.

Detectar operaciones inusuales y sospechosas de lavado de activos y de financiación del terrorismo.
Aplicar las políticas y procedimientos previstos para el conocimiento de la persona natural o jurídica y del mercado.
Verificar la aplicación de los procedimientos necesarios para asegurar la integridad de todos los miembros de la empresa.
Conservar y custodiar los documentos requeridos para la prevención del lavado de activos y de la financiación del terrorismo.
Promover la definición de estrategias para prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Revisar las listas de las Naciones Unidas de personas involucradas en actividades terroristas, con el fin de detectar si alguna de ellas está realizando alguna operación con la empresa.
Revisar periódicamente la lista emitida por la Oficina de Control de Bienes Extranjeros OFAC (por sus siglas en inglés), del Departamento de Tesorería de los Estados Unidos, de personas vinculadas con actividades de narcotráfico o terrorismo, a fin de detectar si alguna de ellas está realizando alguna operación con la empresa.
Revisar periódicamente la lista de jurisdicciones en alto riesgo, a fin de detectar si algún cliente está haciendo operaciones desde o hacia dichas jurisdicciones.
Emprender las acciones necesarias para asegurar que el personal de la empresa cuente con un nivel de capacitación apropiado que le permita detectar operaciones inusuales y sospechosas y para garantizar la adecuada difusión del Código de Conducta y del Manual para la Prevención SAGRILAFT Y PTEE.
Identificar señales de alerta y proponer su caracterización para ser incorporadas en el manual de políticas.
Llevar control sobre las operaciones comunicadas por el personal como inusuales.
Analizar y calificar las operaciones inusuales detectadas con el objeto de determinar si podrían ser señaladas como sospechosas.
Elaborar y notificar los reportes de operaciones sospechosas a la UIAF, en nombre del sujeto obligado.
Emitir informes sobre su gestión como oficial de cumplimiento a la junta directiva cuando corresponda.
Vigilar el cumplimiento del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.

La certificación de conocimientos

La Superintendencia de Sociedades ahora exige a las obligadas asegurarse de que el oficial de cumplimiento goce de capacidad de decisión en la empresa, así como verificar que dicho funcionario acredite los conocimientos ‘‘requeridos sobre la operación’’ y que sepa de administración de riesgos.

Según lo que señala este párrafo, será necesario que el oficial de cumplimiento demuestre formación en administración de riesgos. No obstante, llama la atención que la entidad de supervisión no aclara a través de qué medios este funcionario debe demostrar dicha formación.

Dicho esto, sería útil que el oficial de cumplimiento por lo menos cuente con alguna certificación académica en esta materia (cursos, diplomados, especialización o maestría, entre otras).

Infortunadamente para muchas empresas, el Oficial de Cumplimiento es tomado como parte de una imposición normativa que cualquier empleado de la compañía puede ejercer sin importar la experiencia y el conocimiento, lo cual es un gran desacierto laboral e incluso legal. Contadores, Gerentes Financiaros y Administradores y otros profesionales han sido proclamados o se autoproclaman como Oficiales de Cumplimiento de papel para responder ante la normativa, sin tener en cuenta que la responsabilidad que tienen en este cargo es realmente riesgosa si no se poseen las calidades y cualidades adecuadas.

Extinción De Dominio

En concordancia con lo previsto en la recomendación Nº 4 del Gafi, el marco de referencia normativa está contenido en el Artículo 58 de la Constitución Política, desarrollado a través de la Ley 793 de 200214 sobre extinción de dominio y en el Título II del Capítulo II de la Ley 906 de 2004 relativo al comiso.
La acción de extinción de dominio emergió ante la necesidad de evitar que, de una parte, las organizaciones criminales continuaran fortaleciéndose financieramente y permeando el ámbito económico del país con bienes adquiridos ilícitamente, lo que de contera constituía un peligroso estímulo a la actividad delictiva.

De otra parte, las herramientas legales previstas en el Código Penal resultaban insuficientes para perseguir los bienes que, pese a haberse originado o adquirido con capital espurio hubieran trascendido de la esfera de dominio del infractor, por lo que resultaba sumamente difícil su ubicación y persecución.

La evolución normativa en esta materia ha ido a la par con su progresión en el contexto internacional, en particular a partir de la inclusión de medidas sobre bienes en la Convención de Viena contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes y, posteriormente en la Convención del Consejo de Europa para la detección, embargo y decomiso del producto del delito, firmada en Estrasburgo en 1990, la Convención contra la Delincuencia Transnacional Organizada y la Convención contra la Corrupción.

Fue así como se desarrolló la acción de la extinción de dominio con fundamento en los artículos 34 y 58 de la Constitución.

Conforme al primer postulado constitucional enunciado, se permite, por sentencia judicial declarar extinguido el dominio sobre los bienes adquiridos mediante enriquecimiento ilícito y en perjuicio del tesoro público o con grave deterioro de la moral social, con lo que se le imponen límites materiales al proceso de adquisición de los bienes y se le otorga al Estado una herramienta judicial para hacer efectivo el principio según el cual el crimen y la ilicitud no generan derechos.

Concepto: «la extinción de dominio es la pérdida de este derecho a favor del Estado, sin contraprestación ni compensación de naturaleza alguna a su titular. Esta acción es autónoma en los términos de la presente ley» (artículo 1º, Ley 793 de 2002).

Autonomía: la Ley 793 de 2002 enfatizó el carácter autónomo de la acción. La norma parte de la consideración según la cual la acción de extinción del derecho de dominio es de naturaleza patrimonial y real, totalmente autónoma e independiente de la acción penal y por consiguiente, de la eventual responsabilidad criminal de los procesados.

Causales de extinción: Según el artículo 2º de la Ley 793 de 2002, modificado por el Artículo 72 de la Ley 1453 de 2011, procede la extinción de dominio cuando:

Exista incremento patrimonial injustificado, en cualquier tiempo, sin que se explique su origen lícito.
El bien o los bienes de que se trate provengan directa o indirectamente de una actividad ilícita.
Los bienes de que se trate hayan sido utilizados como medio o instrumento para la comisión de actividades ilícitas, sean destinadas a estas o correspondan al objeto del delito.
Los bienes o recursos de que se trate provengan de la enajenación o permuta de otros que tengan su origen, directa o indirectamente, en actividades ilícitas, o que hayan sido destinados a actividades ilícitas o sean producto, efecto, instrumento u objeto del ilícito.
Los bienes de que se trate tengan origen lícito, pero hayan sido mezclados, integrados o confundidos con recursos de origen ilícito. Se exceptúan los títulos custodiados por los depósitos descentralizados de valores, siempre y cuando los tenedores de esos títulos cumplan satisfactoriamente las normas en materia de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo que le sean exigibles.

Actividades ilícitas: para efectos de esta ley son actividades ilícitas las siguientes:

El delito de enriquecimiento ilícito.
Las conductas cometidas en perjuicio del Tesoro Público y que correspondan a los delitos de peculado, interés ilícito en la celebración de contratos, incumplimiento de requisitos legales en la celebración de contratos, emisión ilegal de moneda o de efectos o valores equiparados a moneda; ejercicio ilícito de actividades monopolísticas o de arbitrio rentístico; hurto sobre efectos y enseres destinados a seguridad y defensa nacional; delitos contra el patrimonio que recaigan sobre bienes del Estado; utilización indebida de información privilegiada; utilización de asuntos sometidos a secreto o reserva.
Las que impliquen grave deterioro de la moral social. Para los fines de esta norma, se entiende por actividades que causan deterioro a la moral social las que atenten contra la salud pública, el orden económico y social, los recursos naturales y el medio ambiente, la seguridad pública, la administración pública, el régimen constitucional y legal, el secuestro, el secuestro extorsivo, la extorsión y el proxenetismo, la trata de personas el tráfico de migrantes (parágrafo 2º, artículo 2º).

Bienes susceptibles de la acción: en Colombia, son bienes sujetos de la extinción de dominio todos los susceptibles de valoraciones económicas, muebles o inmuebles, tangibles o intangibles, o aquellos sobres los cuales pueda recaer derecho de propiedad. Igualmente se entenderá por tales todos los frutos y rendimientos de aquellos (Artículo 3º).

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